Bostäder i Borås köpte konsulttjänster för miljoner – kan vara lagbrott

Bostäder i Borås är ett av Borås stads största kommunala bolag, som omsätter omkring en halv miljard kronor per år. Nästan var åttonde boråsare bor i någon av deras lägenheter.

BT har granskat fakturor och avtal i bolaget.

Ett av dem rör en it-konsult som också arbetar som it-chef på bostadsbolaget. Han är alltså chef med personalansvar för en person på Bostäder i Borås, men är anställd av ett konsultföretag. Bara i år har företaget som konsulten företräder fakturerat bostadsbolaget 1,3 miljoner kronor. Sedan företaget först anlitades, 2014, har Bostäder köpt tjänster av konsultföretaget för mer än 15 miljoner kronor.

Enligt det senaste avtalet, från juni i år, kostar konsulten bolaget 90 000 kronor i månaden.

När kommunala bolag köper tjänster och varor finns det en lag som styr hur det ska gå till, lagen om offentlig upphandling.

När BT ställer frågor till bolaget om hur upphandlingarna gått till och ber att få ta del av dokument, dröjer svaren. Till slut ringer bolagets kommunikationschef, Sophia Jonsson, och förklarar att upphandlingsunderlag för it-företaget inte går att hitta.

Senare blir svaret från både kommunikationschefen och tidigare vd:n att det bland annat gjorts en direktupphandling i ett särskilt projekt, och att avtal sedan löpt på.

Utgångspunkten, enligt lagen om offentlig upphandling, är att köp av varor och tjänster som kostar mer än 700 000 kronor ska upphandlas med annonsering – så att flera bolag får chansen att bli leverantörer inom offentlig sektor. Inköp för under 700 000 kan man göra genom en så kallad direktupphandling.

Nuvarande vd för Bostäder i Borås, Mikael Hansson, tillträdde 2020. Efter det har tre avtal med it-företaget skrivits. I avtalet från 2021 framgår att konsulten ska tillträda som bolagets it-chef. Enligt de senaste två avtalen, från 2022 och 2023, uppgår den beräknade kostnaden till över en miljon kronor per avtal.

När Bostäder i Borås upprepade gånger ingått nya avtal för att anlita en konsult från it-företaget, och värdet överstigit direktupphandlingsgränsen, kan de därför ha brutit mot LOU.

Ett annat avtal BT granskat handlar om ett ekonomisystem, som köptes in 2018. Leverantören har sedan dess fakturerat Bostäder sammanlagt 3,5 miljoner kronor. När BT frågar om hur det upphandlats blir svaret från bolaget att det gjorts en direktupphandling.

En timme innan vår bokade intervju med Bostäders vd uppger bolaget att de hittat 17 avtal där det saknas korrekta upphandlingsunderlag, varav fyra har avslutats. Det har startats en intern utredning, meddelar bolaget. Avtal rör bland annat köp av ett fakturasystem, tjänster för sociala medier och event, och ett bemanningsföretag.

Bolagets kommunikationschef skriver i ett mejl till BT att bolaget ser allvarligt på bristerna och har vidtagit en rad åtgärder.

”Nya upphandlingar kommer att genomföras för att säkerställa regelefterlevnad”, står det.

Vd Mikael Hansson tar sedan emot oss i ett luftigt konferensrum, på entréplan. Vår intervju sker i den anrika Viskaholmsbyggnaden, där bolaget har sitt huvudkontor.

– Totalt hanterar vi 400 avtal och 17 av dem saknar korrekt dokumentation. Fyra är avslutade i år. Vi jobbar kontinuerligt med att avsluta de andra för att göra nya upphandlingar. I år har vi en inköpsvolym på 247 miljoner kronor, av de 247 miljoner är 4,4 miljoner i inköp av avtal då som saknar korrekt upphandlingsdokumentation, säger Mikael Hansson.

Två exempel är it-företaget och det ekonomisystem som direktupphandlats:

– Det handlar om vårt ekonomisystem som vi har för redovisning, därför blir det en större process för oss att hitta och göra en korrekt upphandling på det. Det är en del av det affärskritiska systemet. Men vi kommer att fasa ut dem en efter en löpande och vi kommer inte att vara nöjda innan allt är rätt, säger Mikael Hansson.

Angående konsultföretaget som tillhandahåller bolagets it-chef säger Mikael Hansson att det hänt flera saker, sedan han tillträdde, som satt bolaget i en kritisk sits. Han menar att de därför behövt den kompetens it-konsulten besitter. Han nämner pandemin och två stora dataintrång som exempel.

Men under 2022, och nu 2023, har ni skrivit två nya avtal med konsulten. Hur ser ni på det?

– Vi har befunnit oss i situationer där vi har tvingats prioritera väldigt hårt i vad vi gör. Det handlar om vår it-säkerhet och rent affärskritiskt om vår överlevnad. Avtalet med it-konsulten kommer att fasas ut och den processen är påbörjad.

Bedömer ni att ni följt lagen om offentlig upphandling när ni köpt tjänster av konsulten?

– Jag är den första att säga att vi ska följa lagar och regler enligt LOU och enligt rätt upphandlingsgränser. Jag är inte nöjd innan samtliga av våra avtal är rätt och riktiga, och där är ju detta ett av dem som vi kommer att avsluta. Men vi måste också säkra vår it-strategi, annars vore vi oansvariga mot våra hyresgäster. Vi har bedömt att vi varit tvungna att göra på det här viset och ska nu rätta till det under hösten. Jag kan säga att om vi har gjort fel på någonting då kommer vi rätta till det och då får vi stå för följderna givetvis, säger Mikael Hansson.

Hur ser ni på att ni inte haft ordning på era dokument kring upphandlingar?

– Vi har ett historiskt arv med oss som vi håller på att jobba igenom strukturerat, för att vi inte ska bryta mot någon form av lagar. Alla avtal som det finns brister kring, utom ett, har ingåtts innan jag tillträdde, säger Mikael Hansson.

Enligt uppgifter till BT har också konsulten, som arbetar som it-chef, bjudit på alkohol efter arbetstid på konferenser med det kommunala bolaget. När vi ställer frågor till vd:n säger han att medarbetarna själva ska stå för alkohol, men att det framkommit att it-chefen bjudit:

– Han är vår it-chef och kollega som är en del i bolaget. Det har uppdagats att han bjudit några kollegor på alkohol i konsultföretagets namn. Det kommer inte att hända igen. Det har hänt vid några tillfällen på konferenser. Jag har haft ett samtal med vår it-chef i våras om detta, säger Mikael Hansson.

Han fortsätter:

– Allt som kan kopplas till någon form av muta är inte okej i vårt bolag. Vår personal ska heller inte kunna mutas i vårt bolag och om det finns tveksamheter i det så ska vi avstå från det.

Har du själv blivit bjuden på alkohol av it-chefen?

– När jag är iväg, eller när vi är iväg, på våra konferenser så bjuder jag själv ibland på alkohol till mina kollegor efter arbetstid, och jag blir också bjuden på alkohol av mina kollegor. Efter arbetstid.

Så du har också blivit bjuden av it-chefen?

– Jag har blivit bjuden av it-chefen. Men om det varit för hans privata pengar, eller om det varit för företagets räkning, det vet jag inte. Men jag förutsätter väl att det är via hans privata konton.

Vem var det som uppmärksammade dig på detta?

– Det var jag själv. Så efter det så pratade it-chefen och jag om det.

Tre anmälningar som handlar om Bostäder i Borås inkom till Borås stads visselblåsarfunktion i juni. I en av dem står det att en inhyrd konsult betalat för alkohol på konferenser.

Två av de senaste konferenserna konsulten deltagit på har varit på Aspenäs Herrgård och Falkenberg Strandbad.

När BT når it-chefen, som alltså är anställd av konsultföretaget men arbetar på Bostäder i Borås, säger att han inte vill kommentera något som rör företagets förhållande med Bostäder.

Via källor har BT fått veta att vd:n och kommunikationschefen kallat till ett akutmöte, med alla 120 anställda, samma dag som vi intervjuat vd:n. Under akutmötet informerades medarbetarna om BT:s granskning av bolagets affärer.

Senare skickades det även ut information om vilka frågor bolaget fått, och hur de svarat. Det motiverades med att anställda skulle vara förberedda om hyresgäster hör av sig med frågor. I det långa informationsbladet med rubriken ”Mediabevakning – vad har hänt?” berörs bland annat alkoholbjudning från leverantören:

”Leverantören i fråga har varit inhyrd i chefsposition under en längre tid och har bjudit enstaka kollegor efter arbetstid. Men allt som kan uppfattas som muta är helt oacceptabelt. (...) blotta misstanken om att så kan vara fallet är allvarligt nog. Leverantörer (...) ska inte betala någonting i samband med våra konferenser och det är nu glasklart för alla i organisationen.”